sistem informasi,,(DOSEN ; NAHOT FRASTIAN, S.KOM) TEKNIK INFORMATIKA,,UNIVERSITAS INDRAPRASTA PGRI JAKARTA

PENGANTAR SISTEM INFORMASI MANAJEMEN



A. POKOK BAHASAN

1. Pengertian
Gordon B. Davis mengemukakan beberapa beberapa istilah mengenai Sistem Informasi Manajemen (Management Information System)seperti sistem informasi / keputusan dan sistem informasi. Dalam beberapa buku disebut Sistem Informasi Bagi Pimpinan, dan sebagainya. Walaupun demikian, dari beberapa pengertian dapat ditarik suatu pengertian bahwa di dalam Sistem Informasi Manajemen (SIM) terkandung pengertian sistem pengolahan informasi dalam menunjang pelaksanaan manajemen.
Beberapa pendapat tentang SIM yang dikemukakan oleh Burt Scanland dan J. Bernard eys menyatakan bahwa SIM merupakan suatu sistem formal mengenai hal melaporkan, menggolongkan, dan menyebarkan informasi kepada orang – orang yang tepat dalam suatu organisasi.
The Laing Gie berpendapat SIM sebagai jalinan hubungan danlalu lintas keterangan dalam suatu organisasi melalui prose spengumpulan, pengolahan, pemahaman, dan penyebaran kepada pejabat yang berkepentingan.
Dalam Encyclopedia of Management disebutkan bahwa SIM merupakan suatu proses pendekatan yang direncanakan dan disusun untuk memberikan bantuan kepada pimpinan dalam proses najerial.
Dari beberapa pengertian di atas, SIM dapat disimpulkan bahwa SIM merupakan jaringan prosedur pengolahan data yang dikembangkan dalam suatu organisasi dan disahkan bila diperlukan untuk memberikan data kepada manajemen untuk dasar pengambilan keputusan dalam rangka mencapai tujuan. Data – data tersebut diolah oleh manajemen untuk menjadi sebuah informasi.


2. Metode Pengumpulan Data
Informasi merupakan data-data yang memiliki arti penting dalampengambilan keputusan dan telah melalui proses pengolahan. Dari pengertian tersebut, terdapat proses yang mengawali pengolahan data sebelum menjadi informasi. Proses tersebut adalah pengumpulan data. Tahap ini merupakan hal penting untuk tersedianya informasi yang berkualitas.

2.1. Pengamatan Langsung
Dalam hal ini dilakukan pengamatan secara langsung terhadap catatan-catatan yang ada. Dalam hal ini harus diketahui tujuan dari suatu kepentingan yang terkait dengan masalah yang ada di dalam catatan tersebut. Dengan kata lain harus ada kesesuaian antara tujuan pengumpulan data dengan data yang dikumpulkan. Keuntungan dari metode ini akan lebih akurat karena dikumpulkan oleh petugas yang mengetahui tujuan dari proses pengumpulan tersebut.


Adapun kerugian metode ini adalah :
a. Keterbatasan proses pencermatan
b. Biaya cukup mahal
c. Menjadi tidak efektif apabila banyak permasalahan yang akan diambil.

2.2. Wawancara
Dalam metode ini kualitas data tergantung pada kemampuanpewawancara sertaterwawancara. Subyektivitas antarapewawancara dan terwawancara akan mempengaruhi kualitas serta validitas data yang dikumpulkan.
Keuntungan metode ini adalah :
a. Data yang terkumpul akan lebih akurat
b. Pemilihan sumber data akan sesuai dengan tujuan
Sedang kekurangannya :
a. Memerlukan biaya yang cukup banyak karena harus
mengirimkan pewawancara untuk beberapa obyek masalah.

b. Subyektifitas serta kemampuan pewawancara akan mempengaruhi keakuratan data.

2.3. Perkiraan Koresponden
Dalam hal ini koresponden diminta untuk memberikan informasi
yang diperlukan. Oleh karena itu koresponden tidak mempunyai
kepentingan, dimungkinkan kualitas data dapat terabaikan,
sehingga keakuratannya sulit dipertanggungjawabkan. Sedangkan
keuntungan metode ini adalah murah dan dapat menjangkau
dalam skala yang luas.

2.4. Daftar Pertanyaan
Daftar pertanyaan diberikan kepada responden yang memiliki data-data yang dimungkinkan terkait dengan tujuan manajemen suatu organisasi. Metode pengumpulan semacam ini dapat dilakukan dalam skala yang luas. Metode ini cukup efektif untuk mendapatkan data – data yang cukup banyak dan cepat.

Sekalipun demikian dalam praktek, beberapa metode tersebut dapat dilakukan bersama dengan cara kombinasi. Hal yang demikian sekaligus sebagai langkah untuk menguragi kelemahan sistem tertentu. Perlu diketahui juga sumber informasi bukan hanya manusia tetapi termasuk sumber informasi lain, seperti statistic, Arsip dan sebagainya.

3. Pengolahan Data
Menurut George R. Terry pengolahan data adalah serangkaian operasi atas informasi yang direncanakan guna mencapai hasil yang diinginkan. Dengan kata lain, pengolahan data merupakan suatu proses atau langkah yang dilakukan dengan suatu sarana yang memungkinkan untuk membuat suatu data

Ada 8 pokok pengolahan data yang meliputi :
3.1. Reading ( membaca)
3.2. Input (masukan)
3.3. Output (keluaran)
3.4. Sorting (menyortir)
3.5. Transmiting (memindahkan)
3.6. Calculating (menghitung)
3.7. Comparing (membandingkan)
3.8. Storing (menyimpan)

4. Sentralisasi dan Desentralisasi
Pengolahan data dapat dilakukan secara sentralisasi atau desentralisasi.

4.1. Sentralisasi Pengolahan Data
Pengolahan data yang disentralisasikan ialah pengolahan data yang dilaksanakan oleh suatu bagian yang terpisah. Dalam artian ini data diolah oleh suatu bagian tersendiri dalam suatu organisasi, seperti misalnya Kantor Pengolahan Data Elektronik (KDPE) dilingkungan Pemerintah Daerah.
Dalam beberapa kasus pengolahan data dapat juga dilakukan oleh :
- Suatu biro jasa
- Fasilitas – fasilitas timesharing
- Suatu susunan manajemen fasilitas



Perencanaan










Produksi







Produksi
Landasan Data




Strategis




Taktis
Teknis



Pengawasan






Departemen EDP
Pemasaran
Landasan Data




Pemasaran










Permodalan







Permodalan
Landasan Data




4.2. Desentralisasi Pengolahan
Data Pada dasarnya pengolahan data yang menggunakan metode desentralisasi sama dengan sentralisasi, hanya saja perbedaannya adalah tiap bidang di dalam suatu organisasi mempunyai control terhadap kegiatan pengolahan data pada bidang masing – masing. Bagi organisasi yang masih menggunakan metode manual, kondisi ini terlihat dengan adanya pemisahan secara fungsional, bukan hanya menyangkut transaksi maupun kegiatannya tetapi termasukdalam pengolahan data. Sebagai contoh bidang keuangan, fungsilayanan umum menjadi tugas bidang hubungan masyarakat dansebagainya






Duksi
Dalam pengertian ini yang disebut informasi adalah hasil olahandata sebagai bahan bagi pengambilan keputusan pimpinan. Dalambeberapa referensi disebutkan fungsi utama informasi adalahmenambah pengetahuan atau mengurangi ketidakpastian pemakaiinformasi.

Dikatakan mengurangi ketidakpastian karena informasiberfungsi untuk memberikan gambaran tentang suatu permasalahan sehingga pengambil keputusan dapat menentukan keputusan secara lebih cepat. Selain itu informasi juga memberikan standar, aturan,maupun indicator bagi pengambil keputusan untuk menentukankeputusan secara lebih baik. Perlu diingat bahwa informasi hanya dapatmenyediakan sebagian sistem informasi yang diperlukan dalampengambilan keputusan.

Dalam kasus seperti contoh tersebut factor koordinasi sulitdilaksanakan. Oleh karena tidak adanya koordinasi menyebabkankegiatan yang dilaksanakan tidak efisien dan tidak efektif.

Berangkat dari kondisi seperti tersebut diatas, perlu diciptakansistem informasi manajemen. Dalam sistem ini informasi sebanyakapapun akan dapat dikelola secara efektif dan efisien. Jenis informasi,pengumpulan informasi, kebutuhan informasi, serta ketepatan penggunaan informasi dapat dikelola
Personalia





Keuangan




Sosial






SIM


A








C







B





Beberapa keuntungan dari SIM adalah :
5.1. Pimpinan dapat memanfaatkan waktu secara efektif dan efisien
5.2. Pengumpulan data berlangsung secara sistematika dan periodic
5.3. Butir – butir data tidak perlu diperbanyak walaupun dapat
digunakan oleh beberapa keperluan
5.4. Efisiensi meningkat.

6. Perkembangan Sistem Informasi Manajemen
Sebuah organisasi, apalagi organisasi yang besar yang memilikijaringan transaksi yang cukup besar, sangat membutuhkan tersedianyainformasi. Selain itu adanya departemenisasi dalam suatu organisasi kebutuhan informasi bukan merupakan persoalan yang sederhana.
Kebutuhan informasi bukan hanya berkaitan dengan relasi di luarorganisasi, tetapi juga berkaitan dengan person – person yang ada padadepartemen dalam organisasi yang bersangkutan. Oleh karena itudiperlukan koordinasi dan komunikasi yang sistematik.
Semakin kompleksnya kegiatan dan berkembangnya unit /departemen yang ada dalam suatu organisasi semakin mempersulitkoordinasi dan komunikasi apabila tidak diciptakan suatu sistem.
Akibatnya efisiensi dan efektifitas menjadi sesuatu yang sulit untukdiwujudkan.




Personalia






Keuangan





Sosial

A




B




C


Oleh karena itu dalam perkembangan SIM harus direncanakan
agar mampu berfungsi secara efektif,



























Rencana dan
Standar Analisis



Masukan
Pencatat
Data



Manajemen
(Keputusan Tindakan)



Operasi
Pencatat
Data





Operasi









Keluaran
Pencatat
Data

B. SUMBER BAHAN PELAJARAN

1. Davis, William S., Sistem Pengolahan Informasi (Terjemahan), Jakarta,
Erlangga, 1981.
2. Moekijat, Pengantar Sistem Informasi Manajemen, Bandung, Remaja Rosda Karya, 1986.
3. Pariata Westra, dkk., Aneka Sari Ilmu Administrasi, Yogyakarta, Balai
Pembinaan Administrasi AAN, 1980.
4. Scott, George M., Prinsip – prinsip Sistem Informasi Manajemen, Jakarta,
Daja Grafindo Persada, 1995.
5. Zulkifli Amsyah, Manajemen Kearsipan, Jakarta,Gramedia Pustaka Utama, 1993.